1. Gli enti aggiudicatori conservano le informazioni appropriate relative a ogni appalto o accordo quadro disciplinato dal presente codice e ogniqualvolta sia istituito un sistema dinamico di acquisizione. Tali informazioni sono sufficienti a consentire loro, in una fase successiva, di giustificare le decisioni riguardanti:
a) la qualificazione e la selezione degli operatori economici e l'aggiudicazione degli appalti;
b) l'utilizzazione di procedure negoziate non precedute da una gara a norma dell'articolo 125;
c) la mancata applicazione delle disposizioni sulle tecniche e strumenti per gli appalti e strumenti elettronici e aggregati e delle disposizioni sullo svolgimento delle procedure di scelta del contraente del presente codice in virtù delle deroghe ivi previste;
d) se del caso, le ragioni per le quali per la trasmissione in via elettronica sono stati usati mezzi di comunicazione diversi dai mezzi elettronici.
2. Nella misura in cui l'avviso di aggiudicazione dell'appalto stilato a norma dell'articolo 129 o dell'articolo 140, comma 3, contiene le informazioni richieste al presente comma, gli enti aggiudicatori possono fare riferimento a tale avviso.
3. Gli enti aggiudicatori documentano lo svolgimento di tutte le procedure di aggiudicazione, indipendentemente dal fatto che esse siano condotte con mezzi elettronici o meno. A tale scopo, garantiscono la conservazione di una documentazione sufficiente a giustificare decisioni adottate in tutte le fasi della procedura di appalto, quali la documentazione relativa alle comunicazioni con gli operatori economici e le deliberazioni interne, la preparazione dei documenti di gara, il dialogo o la negoziazione se previsti, la selezione e l'aggiudicazione dell'appalto. La documentazione è conservata per almeno cinque anni a partire dalla data di aggiudicazione dell'appalto, ovvero, in caso di pendenza di una controversia, fino al passaggio in giudicato della relativa sentenza.
4. Le informazioni o la documentazione o i principali elementi sono comunicati alla Cabina di regia di cui all'articolo 212, per l'eventuale successiva comunicazione alla Commissione o alle autorità, agli organismi o alle strutture competenti.